Institutional Repository Sebagai Sarana Komunikasi Ilmiah

Institutional Repository telah banyak menarik perhatian kalangan peneliti, akademisi, perguruan tinggi, dan lembaga riset. institutional repository beriisikan artikel junal, tesis, dan disertasi, serta berbagai aset universitas. Beberapa lembaga akademik telah mengangkat institutional repository sebagai grand thame mereka atau aset penting dari hasil institusi lembaga tersebut. Berdasarkan hal tersebut menunjukan bahwa pentingnya pengembangan institutional repository menjadi kesadaran bersama.

Repository diartikan sebagai tempat untuk menyimpan (archiving). Sedangkan institutional bermakna kelembagaan atau yang dimiliki oleh lembaga seperti universitas atau lembaga lainnya. Dapat disimpulkan Institutional Repository sebagai tempat penyimpanan dari setiap aset perguruan tinggi dan sebagai upaya untuk membuat inovasi dan terobosan baru dalam membangun sarana atau database online komunikasi ilmiah yang dapat diandalkan dan berkelanjutan dengan menggunakan teknologi informasi.

Pemahaman lebih konkrit mengenai repository, salah satu contoh yang ada ialah Institutional Repository UIN Syarif Hidayatullah (repository.uinjkt.ac.id). Repository yang dikembangkan oleh UIN Syarif Hidayatullah, dilisensikan oleh Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0, Internaional License menggunakan Dspace. Koleksi yang ada saat ini mencapai 35039 item dalam berbagai jenis karya ilmiah sivitas akademik (dosen dan mahasiswa, research student baik Master maupun PhD) seperti artikel jurnal, review, buku (per-bab atau keseluruhan), buku pedoman praktikum, disertasi, laporan penelitian, laporan pengabdian masyarakat, materi kuliah, prosiding workshop/lokakarya/seminar, skripsi,  tesis, dan masih banyak lagi. Semua masyarakat luas dapat mengakses repository ini dengan mudah dan gratis.

Keberadaan repository ini tidak terlepas dari konteks komunikasi ilmiah dan open access, yaitu dimana proses komunikasi ilmiah  yang dapat menyentuh seluruh lapisan komunitas akademis di seluruh dunia, terbuka secara gratis, dan berkesinambungan. Seperti dalam salah satu koleksi Post Print yang berjudul “Komunikasi Dalam Organisasi Perpustakaan“ dengan penulis Nurul Hayati ini menjelaskan bahwa: Komunikasi adalah suatu proses peyampaian berbagai pikiran dan ide dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi memiliki beberapa unsur diantaranya sumber, komunikator, pesan, saluran, dan efek. Berdasarkan sifat dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendy, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori, yaitu komunikasi antar pribadi, komunikasi kelompok, dan komunikasi massa. Dan hasil komunikasi yang ada akan memberikan kepuasan, yang bisa terdiri dari kepuasan dengan pekerjaan, kepuasan dengan ketepatan informasi, kepuasan dengan kemampuan sesorang yang menyarankan penyempurnaan, kepuasan dengan efesiensi bermacam-macam dari saluran komunikasi, kepuasan dengan kualitas media, kepuasan dengan cara komunikasi teman sekerja, dan kepuasan dengan keterlibatan dalam komunikasi sebagai suatu kesatuan.

Walaupun ini merupakan dari pembahasan mengenai komunikasi dalam organisasi perpustakaan tetapi dari isi pembahasan dalam tulisan ini juga menyangkut dalam pembahasan kali ini, yaitu berupa komunikasi ilmiah dalam repositoy, yang dimana keduanya membahas mengenai peran dari komunikasi dalam penyampaiannya.

Komunkasi ilmiah yang ada pada repository termasuk kedalam golongan komunikasi media massa yang dilakukan melalui alat elektronik. Komunikasi yang terjadi, secara komunikasi individual terjadi ketika seorang pemakai memahami fungsi dari setiap ikon atau tombol dalam halaman website. Dan komunikasi interpersonal terjadi pada halaman website atau pembuat website memberikan instruksi cara penggunaan atau informasi lainnya. Serta komunikasi extraorganizational yang terjadi antara website repository dengan penulis. Metode komunikasi dalam repository berupa tertulis yaitu berupa keterangan-keterangan yang dapat dipahami pemakai dan memang selayaknya dari repository itu berupa tulisan  hasil karya ilmiah sivitas akademik. 

Dan dari hasil semua komunikasi yang ada akan memberikan kepuasan terhadap penulis dan juga pembaca, dalam pihak penulis akan merasa senang apabila hasil karya ilmiah yang  dipublikasikan dapat bermanfaat dan membuat nama penulis menjadi terkenal juga. Serta dari pihak pemakai atau pembaca karya ilmiah repository dapat membantu mereka dalam mendapatkan informasi yang bisa membuat mereka menjadi berkembang melalui tulisannya maupun pemikirannya. Dan ini juga bisa termasuk terhadap kepuasan dengan keterlibatan dalam komunikasi sebagai suatu kesatuan. 

Peran dari komunikasi sangat penting disetiap organisasi termasuk juga dalam institutional repository, karena setiap isi, tampilan dan tujuan tidak dapat dilakukan tanpa adanya komunikasi. Sebab repository itu melibatkan komunikasi untuk setiap aktivitas pemakai secara tertulis. Dengan proses komunikasi yang efektif akan memudahkan bagi setiap pihak dalam mengetahui dan memahami maksud dari keinginan yang berkepentingan dengan repository.